Zoom souverän nutzen – damit du nicht nur funktionierst, sondern wirkst

Zoom ist ein fester Bestandteil meines Alltags. Ich nutze es für Coachings, Strategie-Sessions und Gruppenformate.

Und ich empfehle es auch meinen Klientinnen und Klienten, die mit ihrer Expertise online sichtbarer werden wollen.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie Zoom funktioniert und wie du es so einsetzt, dass du nicht nur technisch klarkommst, sondern auch präsent und wirkungsvoll auftreten kannst.

Viele, die mit mir arbeiten, sind richtig gut in dem, was sie tun. Und trotzdem fühlen sie sich in Online-Calls plötzlich wie auf einer Bühne, auf die sie nie wollten.

Die Technik verunsichert. Der Blick in die Kamera fühlt sich unnatürlich an. Die eigene Wirkung bleibt irgendwo zwischen «Ton an?» und «Kannst du mich sehen?» stecken.

Falls du das kennst: Du bist nicht allein.

In diesem Artikel findest du zwei Dinge:

1. Eine verständliche Anleitung, wie du Zoom sicher nutzt
2. Impulse, wie du dich in Online-Meetings souverän und natürlich zeigst – auch wenn du dich innerlich noch nicht so fühlst

Ich bin Chris. Als Denkpartner und Mentor begleite ich Selbständige, Solopreneure und Coaches, die mit ihrer Expertise sichtbarer werden möchten. Auf eine Art, die zu ihnen passt und stimmig ist.

👉🏼 Wenn du also nicht nur Zoom verstehen, sondern dein Business als Ganzes klarer aufstellen willst, dann schau dir auch Uplevel Insight an.

Mein Business-Check mit drei klaren Entwicklungsimpulsen für deinen nächsten Schritt.

Wie funktioniert Zoom? Anleitung und die besten Tipps

Zoom funktioniert sehr einfach nach folgenden Schritten:

1. Zoom installieren und Konto erstellen (einmalig)
2. Zoom öffnen
3. Zoom-Meeting sofort starten oder in der Zukunft planen
4. Einladungslink an Teilnehmende senden
5. Zoom-Meeting halten – sehr simpel

Natürlich gibt es dazu diverse zusätzliche Funktionen und Tipps, die ich hier in dieser Anleitung erkläre.

Zoom ist eine professionelle Videokonferenz-Software, die sich für alle Situationen eignet, in denen du dich online mit mindestens einer weiteren Person austauschen möchtest, mit oder ohne Kamera.

Natürlich gibt es Alternativen wie Google Meet, Microsoft Teams, WhatsApp oder Facetime. Aber: Zoom ist in Sachen Stabilität, Funktionsumfang und Flexibilität schwer zu schlagen.

Besonders für alle, die professionell auftreten oder mit Gruppen arbeiten, ist Zoom eine solide Wahl. Viele Funktionen, die bei anderen Tools fehlen oder kompliziert gelöst sind, sind hier einfach standardmässig eingebaut.

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Zoom:

• Chat an alle oder an einzelne Person
• Chatverlauf als Datei speichern
• KI-Assistent integriert (AI Companion)
• Bildschirm freigeben (auch als Audio)
• Bildschirmsteuerung übergeben (z. B. für Support oder Demo)
• Whiteboard-Funktion
• Meetings planen – einmalig oder wiederkehrend
• Teilnahme ohne Zoom-Konto möglich
• Nutzung per Desktop, Smartphone oder Telefon
• Aufzeichnung als Video oder nur Audio (z. B. für Podcast)
• Dateien direkt im Chat teilen
• Livestreams auf Facebook, YouTube oder anderen Plattformen (z. B. Interview)

Zoom-Anleitung

Falls du lieber visuell lernst: Judith Steiner hat ein 10-minütiges Tutorial aufgenommen, das dir einen schnellen Einstieg ins Thema gibt.

Wieviel kostet Zoom?

Zoom bietet drei Preispläne an: Basic, Pro, und Business.

Interessant für Einzel- und kleine Unternehmen ist meist die Pro-Version, wenn du längere Gruppencalls als 40 Minuten durchführen willst. Wenn du nur Einzelgespräche führst, reicht die kostenlose Version.

Zoom Basic (kostenlos)

• Bis zu 100 Teilnehmende
• Gruppengespräche bis 40 Minuten
• Einzelgespräche unbegrenzt
• Keine Begrenzung der Anzahl Meetings

Für viele Selbständige, die 1:1 arbeiten oder kurze Gruppenmeetings halten, ist das völlig ausreichend.

Zoom Pro

Wenn du (oder ihr in der Firma) längere Gespräche in der Gruppe durchführen möchtest, benötigt mindestens eine Person einen Pro-Account als Benutzer:in, um Meetings zu planen und moderieren.

• Gruppenmeetings bis 100 Teilnehmende
• Bis zu 30 Stunden Gesprächsdauer
• Preis: 14.99 € / Monat / Benutzer:in (bei monatlicher Abrechnung)
• Erweiterbar mit Add-ons (z. B. mehr Cloud-Speicher, Webinar-Funktion)

Wenn du Workshops, Gruppencoachings oder grössere Calls durchführst, lohnt sich das Upgrade allein schon wegen der Zeitbegrenzung.

In einer Firma benötigt mindestens eine Person einen Pro-Account als Benutzer:in, um Meetings planen und moderieren zu können.

Einsatzmöglichkeiten von Zoom

Zoom eignet sich überall dort, wo ein Live-Austausch stattfindet.

Wenn kein direkter Dialog nötig ist, empfehle ich oft das Tool Loom, ideal für asynchrone Bildschirmaufnahmen mit Kommentar.

Aber sobald es um echte Verbindung geht, ist Zoom die richtige Wahl.

Du kannst ein Meeting jederzeit aufzeichnen, entweder lokal auf deinem Computer oder direkt in der Zoom-Cloud.

Je nach Einstellung erhältst du nach dem Meeting automatisch:

• eine Videodatei (z. B. für Feedback oder Archiv)
• eine Audiodatei (z. B. für Podcasts oder Audio-Inhalte in Online-Kursen)
• und eine Textdatei mit dem Chatverlauf

Du kannst die Aufzeichnung auch delegieren. D. h. jemand anderes im Meeting darf sie aufzeichnen, wenn du die Freigabe gibst.

Wie ich Zoom-Aufzeichnungen einsetze

Ich zeichne praktisch alle meiner 1:1-Sessions auf, natürlich nur mit Zustimmung.

Jede Aufzeichnung wird automatisch auf Vimeo hochgeladen, wenn ich die Aufzeichnung in der Zoom-Cloud gemacht habe. Dazu ist eine einmalige Verknüpfung deines Zoom-Kontos mit dem Video-Konto notwendig.

Falls ich die Aufzeichnung lokal gemacht habe, lade ich sie manuell auf Vimeo hoch.

Dort kann ich sie bei Bedarf mit Passwort schützen oder in ein Portfolio packen, das mehrere Videos enthält.

Das spart mir Zeit, weil ich nicht jedes Mal neue Links verschicken muss, und meine Klient:innen haben jederzeit Zugriff auf ihren eigenen Entwicklungsprozess.

💡 Tipp: Wenn du mit einer Person oder Gruppe mehrfach arbeitest, lohnt es sich, eine mit Passwort geschützte Präsentation (Portfolio) auf Vimeo zu erstellen.

Ein Link, mehrere Videos, klare Struktur, weniger Aufwand.

Ideen zur Verwendung von Zoom

Hier ein paar Ideen, wie du Zoom konkret in deinem Business einsetzen kannst.

1:1-Besprechungen und Einzelsettings

Zoom eignet sich hervorragend für:

• Coaching, Mentoring, Beratung
• Technische Unterstützung und Live-Tutorials
• Privatunterricht: Nachhilfe, Instrumentalunterricht oder Tanz-/Yoga-Lektionen

Gruppen-Coaching

Mit Zoom kannst du problemlos Gruppen-Coaching anbieten:

• regelmässige Austauschformate
• thematisch fokussierte Sessions
• begleitete Lernräume

Besonders hilfreich: Die Chatfunktion, Breakout-Räume und Bildschirmfreigabe machen auch Gruppenarbeit effizient und dynamisch.

Mastermind-Calls

Ähnlich wie Gruppen-Coachings, nur dass Mastermind-Calls in der Regel anders aufgebaut sind.

Jede Person bringt sich ein, alle lernen voneinander.

Auch hier ist Zoom ein zuverlässiges Tool, um Verbindlichkeit und Tiefe zu ermöglichen, selbst über Distanzen hinweg.

Remote arbeiten & Online-Coworking

Ich nutze Zoom auch für Online-Coworking-Sessions.

Wir arbeiten gemeinsam am Bildschirm – jede:r an seinen Themen – und tauschen uns bei Bedarf aus. Das schafft Struktur, Fokus und eine angenehme Form der Verbindlichkeit.

Brainstorming-Sessions

Wenn es schnell gehen soll und viele Menschen zusammenkommen sollen, ist Zoom ideal.

Ich habe z. B. in der Vergangenheit eine öffentliche Ideensession gemacht. Ohne Anmeldung, einfach Link teilen und loslegen.

So geht's:

1. Event planen
2. Zoom-Link erstellen
3. Auf Social Media oder per E-Mail einladen. Fertig.

Präsentationen & Demos

Mit Zoom kannst du auch kleine Live-Präsentationen durchführen, z. B.:

• Produktvorstellungen
• Demonstrationen
• kurze Impuls-Workshops

Für grössere Gruppen (ab ca. 20 Personen) lohnt sich ein Blick auf das Webinar-Add-On. Mehr dazu gleich.

Online-Konferenzen

Zoom ist auch für grössere Online-Konferenzen einsetzbar. Beispiel:

• 1-2 Tage mit mehreren Speaker:innen
• geplante Sessions mit klarer Agenda
• strukturierte Interaktion via Breakout-Räume, Q&A oder Chat

Die Terminplanung innerhalb von Zoom hilft dir, Sessions zeitlich zu staffeln und sauber zu kommunizieren. Ideal für Mehrtagesformate mit wechselnden Themen.

💡 Wenn du mehrere Calls in einer Serie planst, kannst du wiederkehrende Meetings erstellen. So bleibt der Zoom-Link gleich und der Aufwand gering..^

Workshops und Schulungen

Workshops & Schulungen lassen sich auch online sehr gut durchführen, wenn du sie gut strukturierst.

Aus meiner Erfahrung weiss ich:

Nach ca. 3 Stunden ist bei den meisten Teilnehmenden Schluss mit Aufnahmekapazität.

Darum mein Tipp: Plane Online-Workshops in 2–4 kompakte Blöcke.
Mach regelmässig Pausen und schaffe Raum für Austausch oder Reflexion.

Was sich bewährt hat:

• Kurze Inputphasen, dann aktive Beteiligung
• Breakout-Räume für Gruppenarbeit
• Selbstlernphasen mit späterem Wiedereinstieg in der Gruppe

So bleibt die Energie hoch – und der Transfer gelingt besser..

Interviews

Interviews sind vielseitig einsetzbar: ob für Content, Community oder Leadgenerierung.

Du kannst ein Gespräch mit einer spannenden Person:

• aufzeichnen (Bild & Ton getrennt verfügbar)
• live streamen
• als Freebie oder Lead Magnet anbieten

Mit einem Interview erzeugst du nicht nur Mehrwert, sondern auch Nähe und Vertrauen und das auf eine sehr natürliche Art.

💡 Pro-Tipp: Wenn du die Aufzeichnung nutzt, hast du gleich drei Formate auf einmal:

1. Video (z. B. YouTube, Vimeo)
2. Audio (z. B. Podcast)
3. Text (z. B. transkribiert für Blog oder Zitate)

Webinare

Für klassische Webinare brauchst du bei Zoom ein kostenpflichtiges Add-On – erhältlich ab 74 € pro Monat (zusätzlich zum Pro-Abo).

Ein Webinar unterscheidet sich in folgenden Punkten von einem normalen Zoom-Meeting:

• Teilnehmende sind nicht sichtbar
• Du kannst gezielt Diskussionspartner:innen (sogenannte Panelists) einladen
• Der Chat ist strukturiert: allgemeiner Chat und spezifisch für Live-Fragen
• Integration mit E-Mail-Marketing oder CRM ist möglich
• Du kannst Webinare als Produkt verkaufen

Wie bei den normalen Zoom-Meetings können sich die Teilnehmenden auch hier per Telefon einwählen.

Typische Einsatzbereiche

• Grosse Online-Events
• Schulungen mit vielen Teilnehmenden
• Produktpräsentationen
• Leadgenerierung
• Webinare im Funnel
• Community-Livestreams mit Interaktion

Auch hier gilt: Technik ist nützlich, aber Wirkung entsteht durch Klarheit. Wenn du ein gutes Thema hast und weisst, wem du helfen willst, ist Zoom ein starkes Tool.

Livestreaming mit Zoom

Wenn du Zoom in der Pro-Version nutzt, kannst du deine Meetings auch direkt auf Plattformen wie Facebook, YouTube oder über einen benutzerdefinierten Dienst live streamen.

Aktivierung:

• Aktiviere dort die gewünschten Livestream-Plattformen.
• Gehe in den Zoom-Einstellungen zu «In Meeting (Erweitert)«

Zur Auswahl stehen:

• Facebook
• Workplace von Facebook
• YouTube
• Benutzerdefinierter RTMP-Link (Tools wie Restream oder Vimeo Live)

Tool-Tipp: Übersicht für Zoom, Webinare & Livestreams

Ich werde immer wieder gefragt, welche Tools ich persönlich für Zoom-Calls, Webinare oder Livestreams einsetze, von Mikrofon über Kamera bis zur Plattformwahl.

Darum habe ich einen kompakten Ratgeber zusammengestellt:

Tipps & Tricks zu Zoom

Hier findest du bewährte Tipps aus der Praxis, die dir helfen, deine Online-Meetings professioneller, wirkungsvoller und entspannter zu gestalten.

1. Verwende viele Slides – ja, wirklich

Online gilt: lieber zu viele Slides als zu wenig.

Faustregel: mindestens 2 Slides pro Minute Präsentation.

Bei einer 30-minütigen Präsentation wären das ca. 60 Slides.

Warum?

Die Aufmerksamkeitsspanne am Bildschirm ist kürzer. Wenn sich visuell zu wenig bewegt, schalten die Leute ab.

💡 Tipp: Nutze Bilder, Grafiken und grosse Schriften. Lieber wenig Text pro Slide, dafür klar und fokussiert.

2. Kopfhörer nutzen – immer

Selbst wenn dein Gerät ein gutes Mikrofon eingebaut hat:

Verwende wenn möglich einen Kopfhörer.

Warum? Ohne Kopfhörer kommt der Ton über die Lautsprecher zurück ins Mikro. Das führt zu Echo, Rückkopplungen oder schlechter Verständlichkeit.

3. Chat aktiv nutzen

Nutze den Chat, um:

• Fragen zu sammeln
• Spontane Rückmeldungen zu bekommen
• Links zu teilen (z.  B. zu Unterlagen, Tools oder Terminen)

Gerade in Webinaren oder Gruppenformaten ist das ein einfacher Weg, um Interaktion zu fördern, ohne den Redefluss zu unterbrechen.

4. Virtuellen Hintergrund einrichten (wenn nötig)

Wenn dein Raum unruhig ist oder du mehr Neutralität willst, kannst du in Zoom einen virtuellen Hintergrund einrichten, als Bild oder Video.

Gehe dazu im Meeting auf:
Video → «Hintergrund und Effekte anpassen …» oder «Videoeinstellungen …» → Reiter «Virtuelle Hintergründe“

Hintergrund wählen (links) und Resultat (rechts):

Natürlich kannst du auch ein eigenes Bild oder Video hinzufügen. Klicke auf das + in der rechten Ecke unterhalb des Vorschaubilds.

Die Verwendung dieser Funktion ist etwas Geschmacksache, da es an den Rändern des eigenen Körpers gut sichtbar ist, dass der Hintergrund nicht echt ist. Probier es aus.

Eigener virtueller Hintergrund kreieren

💡 Tools dafür:

• Unsplash: Kostenlose Bilderdatenbank
• Canva: Zoom-Vorlagen zum Selberdesignen

5. Bildschirm freigeben

Um deinen Bildschirm freizugeben, klickst du auf den grünen Button am unteren Bildschirmrand (siehe Bild oben).

Neben der normalen Bildschirmfreigabe (ganzer Bildschirm, Browserfenster oder App wählbar) hast du weitere Möglichkeiten:

• Whiteboard-Funktion
• iPhone/iPad via AirPlay bzw. mit Kabel
• Einzelner Bildschirm-Ausschnitt
• Nur den Computerton
• Inhalt einer 2. Kamera
• Dateien aus Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive und Box

Ebenfalls einstellen kannst du, ob nur du den Bildschirm freigeben darfst, oder auch die Teilnehmenden.

Ich lasse in der Regel die Freigabe für alle zu. In Gruppencoaching-Situationen ist das sehr hilfreich, vor allem auch, wenn du kurzfristig die Bildschirmsteuerung der anderen Person übernehmen kannst, um etwas zu demonstrieren.

6. Alle stummschalten (Shortcut)

Mit Control+Command+M (Mac) bzw. Alt+M (Windows) kannst du als Host alle Teilnehmenden gleichzeitig stummschalten.

Sehr hilfreich, wenn du starten willst und noch Geräusche oder Hintergrundgeräusche hörbar sind.

7. Musik in guter Qualität übertragen

Du willst Musik einspielen, z.  B. für Tanz, Yoga oder ein Warm-up?

So geht’s in guter Qualität:

1. Starte die Musik auf deinem Computer
2. Klick auf Freigeben → Erweitert → Computeraudio
3. Bestätige mit dem blauen Button unten «Freigeben»

Der Ton wird direkt übertragen, ohne Umweg über ein Mikrofon. Die Kamera bleibt dabei an, deine Stimme ist weiterhin hörbar.

8. Breakout-Räume nutzen

Mit Breakout-Räumen kannst du deine Teilnehmenden in kleine Gruppen aufteilen, z.  B. für Gruppenarbeit, Diskussion oder individuelles Coaching.

Du kannst:

• Bis zu 50 Räume manuell oder automatisch zuteilen
• Als Host zwischen Räumen wechseln
• Teilnehmende nach einer bestimmten Zeit automatisch zurückholen

Einsatzbeispiele:

• Online-Workshops mit Teamphasen
• Coachingformate mit parallelen Tracks
• Interaktive Trainings & Peer-Learning

In Zoom ist es möglich, bis zu 50 Breakout-Räume zu verwenden und die Teilnehmenden automatisch oder manuell in verschiedene Räume (Sitzungen) aufzuteilen.

9. Warteraum aktivieren

Zoom bietet standardmässig einen Warteraum an.

Alle Teilnehmenden landen dort vor dem offiziellen Start, du lässt sie einzeln oder gesammelt ein.

Das schützt vor Störungen durch ungebetene Gäste (Zoombombing) und gibt dir Kontrolle.

Auch für Sprechstunden oder offene Formate ideal: Alle haben denselben Link, du holst sie nacheinander rein.

💬 Hast du weitere Tipps oder Tools, die hier fehlen?
Dann schreib mir, ich ergänze die Liste gerne.

Zoom und Datenschutz / DSGVO

Immer wieder taucht die Frage auf: Ist Zoom überhaupt DSGVO-konform? Gerade im deutschsprachigen Raum ist das ein sensibles Thema, zu Recht.

Fakt ist: Zoom stand in der Vergangenheit in der Kritik. Inzwischen wurde vieles verbessert. Zoom bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ich möchte dich dazu auf folgenden Artikel verweisen. Hier findest du auch aktualisierte Bemerkungen zu den verschiedenen Vorwürfen:

https://www.datenschutz-guru.de/zoom-ist-keine-datenschleuder/

Zoom und DSGVO

Stephan schreibt dazu im oben verlinkten Artikel:

Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der den Voraussetzungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Und für das dann erforderliche angemessene Datenschutzniveau im Drittland (USA) sorgt rechtlich das Privacy Shield (allerdings nicht für HR-Daten). Ja…dass das „Privacy Shield“ datenschutzrechtlich nicht der große „Bringer“ ist, ist mir auch klar. Rein rechtlich ist es aber derzeit DSGVO-konform, „zoom“ zu nutzen, wenn du den Auftragsverarbeitungsvertrag mit „zoom“ schließt.

Stephan Hansen-Oest, Rechtsanwalt & Fachanwalt für IT-Recht

💡 Mein persönlicher Hinweis:
Ich bin kein Jurist, aber ich informiere mich laufend. Wenn du mit sensiblen Daten arbeitest oder auf Nummer sicher gehen willst, sprich mit deiner Datenschutzbeauftragten oder deinem Anwalt. Und: Halte deine Zoom-Einstellungen aktuell.

Fazit

Zoom ist ein vielseitiges, stabiles und leistungsfähiges Tool, besonders für Coaches, Solopreneure und selbständige Expert:innen.

Es lässt sich in unzähligen Situationen einsetzen:

• 1:1-Coachings und Beratungen
• Gruppenformate, Workshops, Schulungen
• Präsentationen, Webinare und Events
• Interviews, Contentformate, Leadgenerierung
• Community, Coworking und Austausch

Ich nutze Zoom fast täglich. Nicht wegen der Technik, sondern wegen der Verbindung, die damit möglich ist.

Wenn du weisst, wie du auftreten willst, ist Zoom ein Werkzeug, das dich trägt.

Gratis-Ratgeber: Meine Lieblings-Tools für Zoom, Webinare & Livestreams

Ich habe dir eine Übersicht erstellt mit den Tools, die ich selbst nutze:

Kamera, Mikrofon, Plattformen, Technik-Setups – alles praxiserprobt.

Klicke auf das Bild oder diesen Link, um die Liste herunterzuladen.

Du willst mehr als nur die Technik meistern?

Wenn du das Gefühl hast, dass du nicht nur Zoom, sondern dein ganzes Auftreten schärfen willst, dann ist Uplevel Insight dein nächster Schritt.

Insight ist mein Business-Check für Selbständige und Solopreneure mit Expertise.

In einer klaren Analyse bekommst du drei gezielte Entwicklungsimpulse, wie du deine Wirkung stärkst, deine Positionierung schärfst und sichtbar wirst, auf eine Weise, die wirklich zu dir passt.